En publicaciones previas de Global Strategy hemos comentado algunos problemas habituales al interpretar la realidad. Por ejemplo, en esta síntesis sobre sesgos de análisis a partir del clásico Psychology of Intelligence Analysis de Richards J. Heuer, en este post sobre la valoración de evidencias, o en este informe donde Luis De la Corte explica por qué se subestimó el Covid-19.
Pero esta vez voy a detenerme en un enemigo de naturaleza diferente que acecha a investigadores y analistas: la dispersión.
Por un lado, los periodos de productividad real sufren el asedio de interrupciones, gestiones de distinto tipo, desplazamientos y esos robos colectivos de tiempo que son las reuniones innecesarias. Por otro, la sobreabundancia de información plantea oportunidades y amenazas. Parafraseando a Herbert Simon: la riqueza de información disminuye nuestra atención. Si no lo gestionamos bien, podemos perdernos en la lectura de noticias, blogs y artículos diversos sin generar nosotros mismos auténtico conocimiento.
Así que voy a compartir algunas ideas prácticas, y en su mayoría conocidas. El reto –para mí incluido– consiste en hacerlas reales cada día. Todas ellas giran en torno a lo siguiente: crear bloques temporales de alta intensidad. En OptimalWork los denominan Golden Hour pero no han de ajustarse necesariamente a una hora de reloj. Pueden ser esos cuarenta minutos que tenemos disponibles en el horario, o prolongarse durante una mañana entera con pausas bien calculadas de pocos minutos que no nos dispersen y nos permitan retomar descansadamente el nuevo bloque temporal. Sea lo que fuere, se trata de aplicar los siguientes principios para que esa franja de tiempo sea verdaderamente intensa:
- Asegurar el perímetro frente a las distracciones externas. Nuestras herramientas de trabajo son un arma de doble filo. El correo electrónico, los marcadores del navegador, las redes sociales, las notificaciones de WhatsApp… sobreestimulan el cerebro y captan repetidamente nuestra atención, generando pautas adictivas. Evitar esas distracciones externas pasa por alejarlas de nosotros, mental o incluso físicamente. Y esto requiere una disciplina férrea, sin auto-engañarnos. Por ejemplo, consultar el correo solo en las horas que establezcamos previamente, y hacer lo mismo con las redes sociales. Si es oportuno, silenciar por completo el teléfono (ni siquiera en vibración). Realizar búsquedas estrictamente necesarias sobre lo que estamos trabajando sin iniciar una navegación en internet que nos aleje de la tarea que estamos realizando… Además de estas pautas, hay otros trucos que también reducen las distracciones externas como utilizar auriculares con cancelación de sonido o escuchar ruido de lluvia.
- Establecer una hora de fin y un reto asociado a ella. Plantearnos objetivos para ese espacio de tiempo que resulten exigentes y a la vez alcanzables. El auto-desafío creíble facilita concentrarse sin estrés.
- Trabajar en modo unitarea. El multitasking tiene sentido en actividades que no requieren especial atención pero de ninguna manera cuando tratamos de ser intelectualmente productivos. La multitarea es la némesis del analista/investigador. Todo énfasis que se ponga en este principio es poco. Si hay alguna interrupción justificada mientras estamos en bloque temporal de alta intensidad, lo recomendable es aplicar el modo unitarea a esa incidencia (por ejemplo, atender a una persona) prestándole toda nuestra atención, para acto seguido redirigir de nuevo la atención a lo que estábamos haciendo.
- Alinear nuestra atención con la tarea. Para conseguirlo hemos de educar con paciencia la mente inquieta, simbolizada en la imagen de la mente-mono que salta de un lugar a otro sin aparente lógica. La deriva mental crea conexiones que ayudan a resolver problemas. Por eso surgen tantas buenas ideas en la ducha, caminando, paseando al perro… o en las sesiones de brainstorming. Pero, como investigadores o analistas, una vez identificada la idea hemos de cambiar al modo alta intensidad para desarrollarla íntegramente por escrito. Si durante el bloque temporal productivo logramos esa atención de tarea, conseguiremos fácilmente lo que Mihaly Csikszentmihalyi denomina el estado de flow (fluidez). Nuestra atención se focaliza de lleno en la tarea sin esfuerzo, la percepción del tiempo se diluye y disfrutamos calmadamente de lo que estamos haciendo. Haber renunciado a la satisfacción inmediata de las distracciones externas nos proporciona la satisfacción más grata y productiva de la concentración en el trabajo.
Además de aplicar estas cuatro ideas prácticas en cada bloque temporal hay cuatro hábitos generales que facilitan la atención:
- Planificación estratégica. Desarrollarlo sería tema de otro post pero basta decir que lo que hacemos debe formar parte de un plan y una programación más amplia que expliquen por qué realizamos esa tarea –y no otra– en ese preciso momento.
- Ejercicios de concentración. La capacidad de atención se entrena con ‘gimnasia cerebral’. Un ejercicio básico de concentración consiste en fijar nuestra atención en algo –por ejemplo la respiración– retomándola con calma cada vez que la mente empieza a vagar. Realizar esta práctica cada día durante unos minutos crea nuevas conexiones neuronales en pocas semanas que ayudan a mantener la atención. Si además convertimos la concentración en una actitud, tratando de poner habitualmente atención en lo que hacemos, evitando la multitarea innecesaria, resultará mucho más sencillo concentrarnos durante los bloques de alta intensidad.
- Reinterpretar (reframing) los problemas tratando de convertirlos en retos. La carga emocional negativa que genera cualquier problema disminuye cuando, desde una perspectiva de locus de control interno, lo contemplamos como una oportunidad para crecer, determinando qué vamos a hacer al respecto y cómo lo vamos a hacer. De este modo, el problema pierde fuerza como distracción persistentemente que nos saca de la atención de tarea. Como es lógico, esto resulta más fácil de decir que de hacer, pero a base de repetirlo se convierte en una actitud, que como competencia transversal forma parte de lo que Nassim Nicholas Taleb denomina anti-fragilidad.
- Constancia diaria para generar bloques temporales de alta intensidad aplicando los consejos previos. Una buena pregunta al terminar la jornada es cuántos bloques hemos logrado ese día.